青山慈善基金会费用报销及审批制度

一、工作人员因工作需要到外地出差，须填写出差申请单，经相关领导审核批准方可执行,具体规定按照《青山慈善基金会国内差旅费管理办法》的规定办理（附一）。

二、工作人员因工作需要到国外出差，需填写出差申请单经理事长批准方可执行。报销规定按照《青山慈善基金会因公临时出国经费管理办法》的规定办理（附二）。

三、基金会聘请专业人士参加会议，担任评审、提供咨询、授课或供稿等所需支付的费用按照《青山慈善基金会专家费用支付管理办法》的规定办理（附三）。

四、基金会业务洽谈费需提前填写费用申请单，经理事长批准后方可执行。报销时不得超过标准：具体按照《青山慈善基金会项目洽谈用餐管理办法》的规定办理（附四 ）。

五、本会召开各种会议及组织有关活动需事先编制会议（活动）预算，填写费用申请单，经相关领导审核批准方可执行。报销时除相关票据外还需附会议通知单、会议内容及参会人员名单。

六、日常办公用品及物资采购，需填写采购申请单，在经相关领导审核批准后方可购买，未经领导批准的私自购买的不予报销。

七、需要签订合同的业务，在签订合同之前填写合同盖章申请单，经相关领导签字后盖章方可执行。

八、以上费用报销时必须附合票据法，及相关费用明细单，个人垫付的还需提供支付凭证，支付凭证金额必须与票据一致，有特殊情况，报销超过制度规定的标准，需要书面申请写明超标的原因由理事长签字批准。所有报销及付款必须符合制度规定方可报销，需要填写的单据及审批签字流程如下：

1.出差报销填写单据：出差申请单及差旅费报销单

2.采购物品物资填写单据：采购申请单及费用报销单（零星费用由个人先行垫付，并且已收到发票），或付款申请单（已收到发票及货物付款给企业或其他单位）或预付款申请单（未收到发票，已签订合同，按合同付款给企业）

3.洽谈业务、会议及其他费用填写单据：费用申请单、费用报销单或付款申请单或预付款申请单。

4.员工办理业务出差或购买物品，个人垫付资金有困难的可以提出暂支备用金，业务办理完成后一周内填写报销手续，办理暂支填写暂支单。

签字流程如下（如果职务空缺就到下一个审批）：

（1）出差申请单

员工申请：申请人—副秘书长—秘书长—理事长

副秘书长：申请人—秘书长—理事长

秘书长申请：申请人—理事长

（2）费用申请单、采购申请单、合同盖章申请单

员工申请：申请人—会计—副秘书长—秘书长—理事长

副秘书长：申请人—会计—秘书长—理事长

秘书长申请：申请人—会计—理事长

（3）费用报销单、出差报销单、付款申请单、预付款申请单、暂支单、按以下流程

员工报销：申请人—出纳—会计—副秘书长—秘书长—理事长

  副秘书长：申请人—出纳—会计—秘书长—理事长

秘书长报销：申请人—出纳—会计—理事长

理事长申请：申请人—出纳—会计—副秘书长—秘书长

九、本制度解释权属青山慈善基金会。

十、本制度经青山慈善基金会第二届理事会15次会议通过并执行，

原《青山慈善基金会费用报销及审批制度》即行废止。

附一

青山慈善基金会国内差旅费管理办法

一、总则

1、本规定适用基金会工作人员国内出差差旅费管理办法。

2、差旅费是指基金会工作人员出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

3、出差必须事先填报出差申请（附表一），各部门按签字流程审批，副秘书长及以上人员报理事长批准。

二、交通费

基金会按以下标准内支付出差人员乘坐交通工具的费用。交通工具的等级见下表：

出差同行人员职务级别不同的，职务级别较低人员可与较高级别人员乘坐同等级别标准交通工具。市内交通费，本着节约的原则一般出行乘坐公共交通工具（地铁、公交），遇到紧急情况或者拿较重物品时可以乘坐计程车，报销时在票据反面写明原因及起点和终点，通过网约车平台发生的交通费，需同时提供与发票金额相对应的行程单。

三、住宿费

1、住宿费是指基金会工作人员出差期间入住发生的住宿费用。

2、住宿标准如下：

（1）  A类城市为：北京、上海、广州、深圳。

B类城市为：天津、重庆、哈尔滨、长春、沈阳、石家庄、兰州、西宁、西安、银川、郑州、济南、太原、合肥、长沙、武汉、南京、成都、贵阳、昆明、杭州、南昌、福州、海口、呼和浩特乌鲁木齐、银川、南宁、拉萨、苏州、大连、东莞、宁波、珠海、汕头、厦门、三亚、常州、无锡、南通、扬州、佛山、青岛、日照、连云港、温州等。

（2） 两位同性别员工原则上安排同室入住（住宿费按每间标准执行，不可按人数叠加）。理事会成员及监事会成员可住单间。出差同行人员职务级别不同的，职务级别较低人员可与较高级别人员住同酒店的普通标准间，报销住宿费时需提供发票原件及住宿明细清单和支付凭证复印件，只报销房费，其他费用自行承担。

（3） 出差补贴按实际出差天数计算，每天120元，出发时间在中午12点前的按一天计算，出发时间在中午12点后的的按半天计算:出差结束日到达公司所在地时间为当天12点前的按半天计算，12点后的按一天计算。

（4） 如遇以下特殊情况，超过标准，须经理事长审批同意后，予以报销。

1）参加国内召开的国际研讨会，主办方指定的宾馆；

2）陪同捐赠人赴项目地考察，应捐赠者邀请陪同人员必须与捐赠者入住同一宾馆。

（5） 误餐费

1）误餐费是指基金会工作人员在本市因公外出期间，错过在公司用餐时间，给予的伙食补助费用。

2）误餐费按顿计算，午餐费50元，按顿次计算补助。

3）凡由接待用餐的，不得再报销。

四、其他

工作人员外出参加会议、培训，举办单位统一安排食宿和交通的，会议、培训期间的食宿费和市内交通费由会议、培训举办单位按规定统一开支；往返会议、培训地点的差旅费由基金会按照规定报销。

五、特别事项

1、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线，增加天数、人数、改乘交通工具需经理事长签署意见后方可报销。

2、出差人员由接待单位提供住宿的，一律不予报销住宿费用。

3、出差人员因安排不当，延误航班、车次所产生的退票费由其个人承担，若是领导指示改变出行计划的由理事长签字证明，方可报销。

4、其他特别事项需经理事长特批后报销。

六、本制度解释权属青山慈善基金会。

七、本制度经青山慈善基金会二届理事会13次会议通过并

执行，原《青山慈善基金会国内差旅费管理办法》即行废止。

附二

青山慈善基金会因公临时出国经费管理办法

第一章 总  则

第一条 为进一步规范青山慈善基金会（以下简称基金会）因公临时出国经费管理，加强预算监督，提高资金使用效益，根据财政部、外交部《因公临时出国经费管理办法》（财行〔2013〕516号）、《财政部、国家外国专家局关于印发因公短期出国培训费用管理办法的通知》 （财行〔2014〕4 号)和《财政部、外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》 （财行〔2017〕434号）等有关文件规定，结合基金会实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于基金会各部门、各办事处（以下统称各单位）因公临时出国人员。

第三条 本办法所指的因公临时出国是指各单位工作人员非因私人目的（如旅游、探亲等）出国， 且在外时间少于90天（不含90天）的考察访问、公益慈善项目交流合作和参加短期培训等活动。

第三条 因公临时出国经费应当全部纳入预算管理。在因公临时出国经费预算额度内，务实高效、精简节约地安排因公临时出访活动，不得超预算或无预算安排出访团组。

第四条 工作人员因公临时出国应按基金会规定办理出国审批手续。出国人员必须严格执行各项经费开支标准，对相关费用的支付，应按照基金会财务管理制度的有关规定执行。

第二章 经费管理

第五条 因公临时出国费用包括国际旅费、国外城市间交通 费、住宿费、伙食费、公杂费、培训费和其他费用。国际旅费，是指出境口岸至入境口岸旅费。国外城市间交通费，是指为完成工作任务所必须发生的、在出访国家的城市与城市之间的交通费用。住宿费是指出国人员在国外期间发生的住宿费用。伙食费是指出国人员在国外期间的日常伙食费用。公杂费是指出国人员在国外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。培训费是指出国培训团组用于授课、翻译、场租、资料、课程设计、对口业务考察或业务实践活动等在国外培训所必须发生的费用。其他费用主要指出国签证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等。

第六条 国际旅费按以下办法执行：

（一）出国人员应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线并选择经济合理的路线。由于航班衔接等特殊原因确需选择外国航空公司航线的，应当报经基金会财务部门和秘书长，再由基金会理事长审批同意。不得以任何理由绕道旅行，或以过境名义变相增加出访国家和时间。

（二）出国人员应当严格按照规定安排交通工具， 乘坐交通工具等级标准见下表：

（三）出国人员乘坐国际列车，国内段按基金会国内差旅费管理规定执行；国外段超过 6 小时以上的按自然（日历）天数计算，每人每天补助30美元（伙食费补助，不再另外报销伙食费），汇率按月初基准汇率折算人民币。

（四）工作涉密、任务紧急且飞行时间超过6个小时（含中 转航班）的，经事先报基金会财务部门和秘书长，再由基金会理事长批准，管理人员随行人员可乘坐同等级交通工具。

（五）国际旅费凭合法有效原始票据据实报销。公务机票应当采用银行转账方式结算，不得以现金方式支付。

（六）出国人员在境外往返机场的交通费用，凭有效原始票据据实报销。

第七条 出国人员根据出访任务需要在一个国家城市间往来的，应当事先在出国任务报批时列明。出国人员的行程必须按照批准的任务执行，产生的国外城市间交通费，凭有效原始票据据实报销。未列入出国任务的城市间交通费不予报销。

第八条  住宿费按以下办法执行：

（一）两位同性别员工原则上安排同室入住（住宿费按每间标准执行，不可按人数叠加），理事会成员及监事会成员可住单间，报销住宿费时需提供发票原件及住宿明细清单和支付凭证复印件，只报销房费，其他费用自行承担出国人员应当严格按照规定安排住宿。住宿费及按固定比例收取的服务费凭有效原始票据据实报销，服务费无固定比例的，按不超过住宿费的5%报销，住宿费标准按照《各国家和地区住宿费》 执行（见附件1）。

（二）参加国际会议等的出国人员，原则上应当按照住宿费标准执行；如对方组织单位指定或推荐酒店，应当严格把关，通过询价方式从紧安排，超出费用标准的，须事先经基金会财务部门和秘书长，再由基金会理事长批准后，凭原始票据据实报销。

第九条  公杂费按以下办法执行：

（一）公杂费均按审批后实际发生金额，凭国外票据报销。

（二）出访团组对外原则上不安排宴请，确需宴请的，需事先提交费用申请单，连同出国任务计划一并报批，经相关领导审批同意后方可宴请。宴请标准按照所在国家一人一天的伙食标准掌握。

第十条  培训费按以下办法执行：

（一）出国培训费，需事先提交费用申请，附培训相关资料，审批通过后，和培训项目境外承办机构双方应当签订培训协议，明确培训费用的明细支出项目。

（三）组团单位。

（四）由外方资助出国培训经费的，不得重复支付。外方对费用开支有明确规定的，按其规定执行；没有规定的，培训住宿、伙食补贴及杂费参照本制度。外方资助经费不足以弥补规定培训费用开支的，可以按照本制度规定的开支标准，由基金会补足其费用差额部分。

第十一条 出国签证费用、防疫费用、国际会议注册费用凭有效原始票据据实报销。本会已为全体职员购买商业保险，无需另外购买保险。

第十二条 出访团组在国外期间，收授礼品应当严格按基金会有关规定执行。原则上不对外赠送礼品，确有必要赠送的，按照厉行节俭的原则，选择具有民族特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。出访团组与我国驻外使领馆等外交机构和其他中资机构、企业之间一律不得以任何名义、任何 方式互赠礼品或纪念品。

第十三条 出国人员一般应在归国后一个月内办理财务报销手续。报销时须提供出差申请单、外方邀请函、护照复印件（包含签证和出入境记录页）、有效原始票据、及付款记录等相关材料，住宿的需提供住宿消费清单，各种票据应按日期顺序编号并用中文注明开支内容。填写《青山慈善基金会出差报销单》 （见附件3），并由出国人员签字、财务部、秘书长及理事长审批，不得通过中介机构“打包”付费。出国人员在出国期间所发生的费用，应连同当次出国旅费一次性报销完毕，不得再次补报。

第三章 监督问责

第十四条 本会应当加强对本基金会因公临时出国活动和经费报销的审批和管理，单位负责人（项目负责人）、出差人及经办人须确保票据完整、来源合法合规、内容真实。财务人员应对出国经费报销进行审核把关，对于不按规定开支的费用不予报销。

第十五条 基金会监事会等部门对基金会因公临时出国及短期出国培训经费使用情况进行定期或不定期检查。

第十六条 本会应当采取集中形式，对全体人员进行行前财经纪律教育。对出国人员违反本规定，有下列行为之一的，除相关开支一律不予报销外，并追究有关人员责任：

（一）违规扩大出国经费开支范围的；

（二）擅自提高经费开支标准的；

（三）虚报团组级别、人数、国家数、天数等，套取出国经费的；

（四）使用虚假发票报销出国费用的；

（五）以因公出国名义变相公款旅游的；

（六）其他违反本办法的行为。

第四章 附  则

第十七条 因公临时赴香港、澳门、台湾地区的经费管理，参照本办法执行。

第十八条 对与我国新建交或未建交国家，相关经费开支标准暂按照经济水平相近的邻国标准执行。

第十九条 我会邀请了顾问、专家、兼职工作人员、志愿者等因公临时出国的经费管理，可参照本办法执行。

第二十条 财政部、外交部根据出访国家或地区经济发展、物价等变动情况，对相关经费开支标准适时调整，我会将做出相应调整。

第二十一条 本办法适用于工作人员因公出访时间在90天以内的，也按照本办法执行。

第二十二条 本办法由基金会财务部负责解释。

第二十三条 本制度经青山慈善基金会二届理事会12次会议通过并执行，原《青山慈善基金会出国审批和费用管理办法》即行废止。

附件：

1．各国家和地区住宿费开支标准表

2．青山慈善基金会因公出国（境）费用报销单

附件1

各国家和地区住宿费开支标准表

附件 2

附三

青山慈善基金会专家费用支付管理办法

第一条 为了规范本基金会聘请专家费用支出标准，加强对专家费用的管理，按照公益性组织的性质和特点，制定本办法。

第二条 本基金会及各部门在聘请有关专家过程中发生的各项费用支出适用本办法。

第三条 本办法所指聘请专家的费用包括会议费、项目评估费、咨询费、讲课费及稿费等。

第四条 专家评审费：是指各部门委托有关专家，按照规定的程序、办法和标准，对项目进行的评审活动。专家项目评审费将结合项目数量、业务量及管理要求核定。

专家评审费发放标准（税后）按照2000-5000元/人/次。

第五条 专业指导费：各部门在项目实施中，邀请专家召开沟通会议，指导具体的业务工作，而给予的咨询和专业指导费。

专家咨询费发放标准（税后）按照2000-3500元/人/次。

第六条 专家讲课费：是指各部门在举办研讨会、培训班时支付给专家的讲课费。

专家讲课费标准（税后）按照2000-5000元/人/半天。

第七条 本基金会需要支付稿酬的，不高于国家版权局《出版文字作品报酬规定》并结合本基金会实际，向教材创作人支付报酬。

第八条 本基金会支付的基本稿酬为可变标准，具体根据国家版权局法规规定而变化。

第九条 本基金会代扣代缴支付给教材编审者基本稿酬的个人所得税。

第十条 本基金会在职工作人员（不含项目志愿者）不得领取讲课费、讲座费、项目评审、稿酬等费用。

第十一条 各部门应按照本办法规定的费用标准执行。

第十二条 本基金会对不符合开支范围和开支标准的费用不予批准和支付。对于工作人员弄虚作假、虚报冒领，违反财务管理规定的行为，应严肃处理。

第十三条 本办法解释权属青山慈善基金会。

第十四条 本办法经青山慈善基金会二届理事会5次会议审议通过，自公布之日起实施执行。

附四

青山慈善基金会业务洽谈费用管理办法

一、制定目的：

为加强本基金会业务洽谈费管理，本着“合理开支，节俭实用”的原则，结合基金会具体情况，制定本制度。

二、适用范围：

1、各合作单位考察、指导、调研、参观；

2、基金会接洽的捐赠人、理事、合作伙伴等；

3、受基金会业务相关部门安排来访的人员。

三、业务洽谈费的开支范围

主要指基金会洽谈业务发生的餐饮费、住宿费、交通费等其他费用支出。

四、业务洽谈费列支标准

1、餐费

对方洽谈人员为副秘书长（不包括）以下职务的用餐标准：A类城市人均不超过150元，B类城市人均不超过120元，其他城市人均不超过80元。经相关领导签字后方可报销。

对方洽谈人员为副秘书长（包括）及理事会成员（包括）以上职务的用餐标准：A类城市人均不超过200元，B类城市人均不超过150元，其他城市人均不超过100元。经相关领导签字后方可报销。

2、住宿费

对方洽谈人员住宿按以下标准执行：

3.交通费

洽谈业务若需要为对方人员承担交通费，必须本着节约的原则，交通工具尽量选择价格较低的，充分利用交通工具，不准浪费资源，可以同乘一辆出租车的不必再使用一辆，报销时写明原因及起点和终点，通过网约车平台发生的交通费，票据为滴滴等网上预约平台开具的，需同时提供与发票金额相对应的行程单。

4.其他费用

为洽谈业务走访赠送纪念品，基金会可以统一定制纪念品，每份纪念品金额控制在50-200元之间，特殊情况需要另行购买需理事长审批。

五、陪同人员数量

洽谈业务陪同人员人数根据实际工作需要参与，需要提前征得理事长同意。

六、洽谈业务场所及项目规定

按照就近且价廉物美的原则选择正规场所进行洽谈。

七、业务洽谈费的审批权限：

各部门的业务洽谈费用，由理事长负责审批。

（1）报销业务洽谈费应使用合法合规的票据，否则不予报销。

（2）基金会员工出差期间的业务洽谈费应事前预计并完成审批手续，如发生未能预计的费用，应在发生费用之前与最终审批人员进行电话沟通，得到口头同意后方可进行，但事后仍应补办相应的审批手续。

（3）工作人员在业务洽谈费报销时，先由其部门总监和财务部核对，由副秘书长复核，再由秘书长复审，并报理事长审批。

八、本办法解释权属青山慈善基金会。

九、本制度经青山慈善基金会二届理事会13次会议通过并执行，

原《青山慈善基金会业务洽谈费用管理办法》即行废止。